Ретроспективы. Рекоммендуемая структура
Проблемы, проблемы, проблемы
Прошлый пост на тему ретроспектив (или вернее того, чего не хватает чаще всего для их эффективного проведения), поднял активность дискуссий группы Agile Ukraine.
Выходит, ретроспективы, не завершающиеся чётким планом, или же ретроспективы с планом, в который никто не верит и не собирается что-то менять, встречаются не так уж редко.
Хорошо! (конечно, ничего хорошего в этом нет). Но хорошо уже то, что люди замечают, готовы признать и обсуждать проблемы, возникающие у них на проектах. Есть поговорка, утверждающая, что высказанная проблема – это наполовину решенная проблема. Хотелось бы в это верить.
Я описываю подходы ретроспектив, обращаясь, как бы, к ведущему ретроспективы - фасилитатору. Но даже если вы не являетесь ведущим, вы можете помочь провести более эффективную ретроспективу, помогая и настраивая ваших коллег на нужный лад. Помогите своему СкрамМастеру или тому, кто проводит очередные ретроспективы.
Схема ретроспектив
И так. Для решения ряда проблем, которые были озвучены ранее, я предлагаю следующую схему проведения ретроспектив. Это не моё личное «ноу-хау», это наработки многих экспертов в области фасилитаций общения, генерации коллективного знания и прочих групповых методик (см. ссылки на ресурсы внизу поста):
- Подготовка – 7 мин.
- Сбор информации – 30 мин.
- Выработка плана действий – 20 мин.
- Завершение ретроспективы - 3 мин.
Длительность ретроспективы и её частей
В схеме время каждой части приведено для часовой ретроспективы. Соответственно для двухчасовой ретроспективы время каждой части удлинится приблизительно в два раза.
Рекомендуемая длительность ретроспектив – один час на каждую неделю работы команды в 5-9 человек. Таким образом для двухнедельных спринтов стоит уделить около двух часов.
Подготовка
В зависимости от зрелости вашей команды и аудитории во время подготовки следует уделить внимание как минимум следующим моментам:
- Приветствия и опрос настроений.
- Напоминание цели ретроспективы.
- Настройка на конструктивизм.
- Гарантия личной безопасности.
- Представление структуры ретроспективы.
- Выработка (либо напоминание) этики общения и правил принятия решений.
Поприветствуйте всех.
Дайте возможность каждому сказать хотя бы одно слово. Как вариант спросите каждого по очереди о том, с каким настроением он (она) пришёл на ретроспективу или что он (она) думает, на счёт демонстрации. Достаточно коротких ответов: «всё ок», «нормально» или «так себе». Не вступайте в диалог и не подчёркивайте положительные или негативные ответы. Просто опросите всех по кругу. Это даёт возможность аудитории снять стресс начала дискуссий, ведь зачастую начать говорить тяжелее всего. Чем раньше к началу ретроспективы проведено это упражнение, тем оно эффективнее.
Плавно перейдите к цели.
Напоминание цели ретроспективы
Важно напомнить всем собравшимся цель текущего совещания. Возможно у вас в команде появились новички, возможно в этот раз вы проводите ретроспективу с представителем заказчиков или кого-то из топ-менеджмента. Даже если аудитория та же, что и в прошлый раз, напоминание цели не будет тратой времени.
Цель ретроспективы может звучать так:
Следующий час мы хотим уделить улучшению нашего процесса разработки, вспомнив и рассмотрев то, как мы работали в течение последнего спринта.Желательно, если цель будет доступна во время всей ретроспективы. Как вариант её можно написать на отдельном листе флипчарта и повесить в доступном месте.
Настройка на конструктивизм
Исходя из цели очевидно, что задачей ретроспективы ни в коем случае не является поиск виновных или прочие действия, явно не улучшающие процесс разработки. Но в командах, которые ещё не сработались стОит явно об этом напомнить. Работает следующая формулировка, предложенная Норманом Кёртом, которую он назвал «первичной директивой» или «prime directive» (см. список ссылок внизу):
Не смотря на то, что мы обнаружим во время ретроспективы, мы понимаем и искренне верим в то, что каждый делал лучшее из того, что он мог делать, располагая теми знаниями, ресурсами и возможностями, которые у нас были в течение прошлого спринта.Если в время дискуссий люди начнут переходить на личности или же появится ощущение того, что многое было сделано не так, задачей фасилитатора будет напомнить команде про первичную директиву («... каждый делал лучшее... ») и цель («... мы хотим улучшить наш процесс ...»).
Гарантия личной безопасности
Как фасилитатор объясните всем вашу роль – вы помощник команды, фасилитатор. Во время ретроспективы вы соберёте мнения и сделаете их доступными, с тем, чтобы команда смогла принять адекватные решения.
Не все себя могут чувствовать одинаково комфортно. Не стоит давить на людей, которые по тем или иным причинам не хотят высказываться. Это несомненно проблема, но не стоит её решать на ретроспективе.
Объясните всем, что если кто-то предпочитает молчать, то это его дело, но он должен понимать, что тем самым лишаем команду своего мнения. Пару раз за время ретроспективы между прочим спросите у «молчунов», есть ли им что добавить. Убедившись, что на них никто не давит, они ещё могут разговориться.
Если среди членов команды есть те, кто не готов открыто высказывать своё мнение, или же в команде есть личности, которые обычно перекрикивают своих коллег, «задавливия их интеллектом», попробуйте применять во время брейнстормов работы в небольших группах или парах с тем, чтобы в итоге мнения всех были выслушаны и учтены.
Представление структуры ретроспективы
Структура ретроспективы нужна не только ведущему. Для эффективного совещания каждый его участник должен понимать как будет потрачено его время, что от него ожидается, и что он получит для себя на выходе.
Для достижения данной цели достаточно прочитать вслух с листа флипчарта шаги ретроспективы, предназначение каждого шага и время, которое вы предполагаете отвести на каждый шаг. Убедитесь, что все понимают, почему структура именно такова. Уделите пару минут разъяснениям, если есть вопросы. Важно, чтобы в итоге участники чувствовали что это «их ретроспектива» и что они управляют её ходом.
Выработка (либо напоминание) этики общения и правил принятия решений
Если вы проводите уже не первую ретроспективу, стоит уделить буквально минуту напоминаю правил, которые использует ваша команда на митингах. Это могут быть от банальных: «телефоны на бесшумный режим» и «никаких компьютеров» до более продвинутых правил общения и принятия решений «мы выслушиваем всех по очереди» и «когда все высказались, мы голосуем».
Если у вас нет формально выписанных правил, стоит посвятить 10-15 минут на их генерацию. Эти правила команда потом будет использовать на последующих ретроспективах и других групповых сессиях.
Как ведущий помните, что эти правила определяет команда, и она 100% владеет ими. Ваша же задача напоминать во время ретроспективы (когда страсти накаляются) о соблюдении этих правил. Либо же инициировать их пересмотр: «Мне кажется наши правила не работают, мы хотим их пересмотреть?»
Итог подготовки
Во время подготовки можно использовать и другие техники. Экспериментируйте. Но не вырождайте эту часть в пустое приветствие!
Чем лучше вы подготовите команду и настроите на работу, тем плодотворнее будет ретроспектива.
Дальше...
После того, как вы напомнили всем о цели ретроспективы, настроили команду на конструктивный поиск решений, гарантировали личную безопасность, оговорили структуру и правила поведения - самое время перейти к тому, что нужно для принятия тех самых решений – нужно собрать информацию.
В следующих постах я опишу свои рекомендации по сбору информации, выработку плана действий и завершению ретроспектив.
Комментарии как всегда приветствуются. Присоединяйтесь к дискуссиям Agile Ukraine.
Материалы по ретроспективам
- Статья Rachel Davies
“How To: Live and Learn with Retrospectives” - Статья Boris Gloger’s blog and presentation
“Heartbeat Retrospectives” - Книга Norman Kerth
”Project Retrospectives: a handbook for team reviews” - Книга Esther Derby, Diana Larsen
”Agile Retrospectives: Making Good Teams Great” - Книга Jean Tabaka
“Collaboration Explained”
